Considerando que o envio de arquivos por meio eletrônico está cada vez mais frequente e que sempre é possível reduzir o uso de itens que impactem no meio ambiente a organização dos documentos é uma das ações necessárias nas empresas, por isso, é importante saber por quanto tempo se deve guardar cada registro.
Conforme prevê a legislação as empresas são obrigadas a manter diversos documentos em arquivos para fins de comprovação das obrigações relativas ao emprego, quando da fiscalização trabalhista e previdenciária, e aos tributos, como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos e livros contábeis.
DOCUMENTOS E RESPECTIVOS PRAZOS
| Acordo de Compensação | 5 anos |
| Acordo de Prorrogação | 5 anos |
| Atestado Médico | 5 anos |
| Autorização para desconto não previsto em lei | 5 anos |
| Aviso Prévio | 5 anos |
| CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados | 5 anos |
| Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP | 10 anos |
| Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes Individuais | 10 anos |
| Declaração de Instalação (NR – 2 – Port. 3.214/78) | Indeterminado |
| Documentação sobre imposto de renda na fonte | 7 anos |
| Exames Médicos | 20 anos após o desligamento do empregado |
| FGTS – GFIP – GRFP | 30 anos |
| Folha de votação de eleição da CIPA | 5 anos |
| GRCS – Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical | 5 anos |
| GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, Salário Maternidade, GPS) apurar e constituir seus créditos | 10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo |
| Livro de Atas da CIPA Indeterminado | não há |
| Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado | não há |
| Mapa Anual de Acidente de Trabalho | 5 anos |
| Pedido de Demissão | 5 anos |
| PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário | 20 anos |
| RAIS | 10 anos |
| Recibo de abono de férias | 5 anos |
| Recibo de adiantamento salarial | 5 anos |
| Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa – CD (Seguro-Desemprego) | 5 anos |
| Recibo de gozo de férias | 5 anos |
| Recibo de pagamento de salário | 5 anos |
| Registro de Empregados Indeterminado | não há |
| Registro de segurança de caldeiraria Indeterminado | não há |
| Salário-Educação – Documentos de convênios | 10 anos |
| Solicitação de abono de férias | 5 anos |
| Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho | 5 anos |
| Vale-transporte | 5 anos |
| Documentos Fiscais e Contábeis | 5 anos |
Nota: A partir de 01.07.2003, as empresas e equiparados devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária, devendo observar a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018.